Erstellung eines HubSpot-Audits: Übersicht für den Status Quo

Dir ist gerade frisch die Verantwortung für ein bereits existierendes HubSpot-Konto übertragen worden? Oder Du willst möglichst objektiv Dein aktuelles HubSpot-System analysieren? Kein Problem! Ähnlich zu einem Content Audit liefert Dir die Erstellung eines HubSpot Audits nicht nur wichtige Insights. Es stellt auch einen guten Vergleich zwischen Status Quo und dem anvisierten Ziel dar. 

Doch wie anfangen, fragst Du Dich? In diesem Blogartikel findest Du die wichtigsten Leitfragen, die Du in einem HubSpot Audit beantworten solltest. Auf diese Weise möchte ich Dir dabei helfen, einen grundlegenden Überblick über den aktuellen Status Quo Deines Kontos zu verschaffen!

HubSpot-Audit erstellen: Wie starte ich?

Zu Anfang eines HubSpot Audits solltest Du bei einem Dir unbekannten HubSpot Account zuerst den Bereich “Account & Abrechnung” aufrufen. In dieser Ansicht kannst Du nachvollziehen, welche Marketing-, Sales- und Service-Produkte von HubSpot abgeschlossen worden sind. Denn je nach Starter-, Professional- oder Enterprise-Variante unterscheiden sich die Funktionsausprägungen des Hubspot-Accounts.

Anschließend gilt es zu überprüfen, ob alle essentiellen Einstellungen für das initiale HubSpot Setup durchgeführt worden sind. Hierbei ist es am sinnvollsten, sich im Einstellungsbereich von oben nach unten durchzuarbeiten. Beim Kontrollieren dieser Settings sollte überprüft werden, ob die Unternehmensangaben richtig ausgefüllt worden sind. Teil der Kontrolle sollte außerdem sein, ob die Logos & Favicons hinterlegt worden sind und ob alle Nutzer:innen im HubSpot-System eingeladen worden sind. Viel wichtiger für die Analyse des aktuellen Status Quo ist allerdings die Beantwortung folgender Leitfragen.

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Welche allgemeine CRM-Fragen solltest Du Dir bei einem HubSpot-Audit stellen?

Bevor Du Dich um die einzelnen Hubs kümmerst, ist es zu empfehlen sich zuerst mit den Themen CRM-System, Datenqualität, Datentracking und DSGVO zu beschäftigen:   

1. Ist der HubSpot Tracking Code auf der Website hinterlegt worden?

Bei dieser Fragestellung musst Du überprüfen, ob der HubSpot Tracking-Code vor dem </body>-Tag auf allen Seiten der Unternehmenswebsite implementiert worden ist. Der unternehmensspezifische Tracking-Code kann unter “Tracking & Analytics” -> “Tracking-Code” gefunden werden. Im Reiter “Erweitertes Tracking” solltest Du anschließend überprüfen, ob unternehmensinterne IP-Adressen oder Referrern vom Traffic ausgeschlossen werden.

2. Wer und v.a. mit welchen Berechtigungen haben Mitarbeiter:innen aktuell Zugriff auf das HubSpot-System?

Das Hinzufügen eines/einer neuen HubSpot Benutzers/Benutzerin unter “Benutzer & Teams” ist schnell und klappt problemlos. Folglich kann auch die Benutzeranzahl in kurzer Zeit rapide wachsen. Deswegen solltest Du regelmäßig überprüfen, wer aktuell Zugang zum HubSpot-Account hat und v.a. mit welchen Berechtigungen. Ich bin mir fast sicher, dass auch in Deinem HubSpot-System noch Ex-Mitarbeiter:innen oder Ex-Dienstleistungsagenturen unberechtigten Zugriff auf Deinen HubSpot-Account haben. Diesen Zustand solltest Du schnellstmöglichst bereinigen. Mit der Zunahme an Mitarbeiter:innen macht es langfristig Sinn, ein konsistentes Rollen- und Rechtemanagement mit spezifischen Rollen und Teams einzuführen.

3. Wie sieht die aktuelle Datenqualität des HubSpot-Account aus?

Mit dieser Fragestellung gilt es zu analysieren, in welcher Form das interne CRM aktuell genutzt wird. Hier solltest Du nicht nur die Anzahl an Kontakten und Unternehmen kontrollieren, sondern Dich auch mit folgenden Fragen beschäftigen: 

• Über welche Wege (Import, API, Manuelle Anlage) werden aktuell neue Kontakte bzw. Unternehmen angelegt?
• Wie sieht die Datenqualität der angelegten Kontakte bzw. Unternehmen aus? Besitzen alle Kontakte bzw. Unternehmen, die für Marketing und Sales relevanten Eigenschaften? 
• Welche Eigenschaften sind von Teammitgliedern erstellt worden und gibt es ggf. doppelt angelegte Eigenschaften?  
• Sind im CRM Kontakt- bzw. Unternehmensduplikate angelegt worden? Wenn ja, auf welche Weise sind diese Duplikate erstellt worden? 

Sollte eine Frage negativ beantwortet werden, ist es zu empfehlen, schnellstmöglich diesem Problem nachzugehen und dieses zu lösen.

4. Wie geht das HubSpot Konto mit der DSGVO um?

HubSpot hat in den letzten Jahren einige Funktionen hinzugefügt, um der DSGVO gerecht zu werden. Deswegen sollte möglichst früh untersucht werden, ob und auf welche Weise diese DSGVO-Tools genutzt werden. Einen ersten Hinweis auf die Nutzung der DSGVO-Tools liefern die beiden Buttons unter “Datenschutz & Einwilligungen”. Hierbei sollten die beiden Button idealerweise aktiviert worden sein. Ist dies nicht der Fall, sollten die Gründe für die Nichtnutzung der DSGVO-Tools im Unternehmen nachgefragt werden und ggf. die Folgen der Nichtnutzung angesprochen werden. Anschließend können im Reiter “Optionen für Einwilligungen” die Standard-Texte für Kontaktformulare überprüft und bei Bedarf verändert werden.

Nach der grundsätzlichen Aktivierung der DSGVO-Funktionen in HubSpot solltest Du anschließend kontrollieren, ob eine Double Opt-In E-Mail über das HubSpot Portal eingerichtet worden ist. Diese Einrichtung kannst Du im Bereich “Marketing” -> “E-Mails” überprüfen. Hier sollte der Button “Double Opt-In aktivieren” folgerichtig aktiviert sein, eine Double Opt-In E-Mail erstellt und eine Bestätigungsseite hinterlegt worden sein. An dieser Stelle empfehle ich Dir Dich detailliert mit der aktuellen Double Opt-In E-Mail in Hinblick auf die Performance zu befassen, um evtl. Optimierungspotenziale zu entdecken. 

Neben der Double Opt-In E-Mail solltest Du Dir die Seiten für die Abo-Einstellungen, Abo-Kündigungen und Abo-Updates genauer ansehen. Diese Seiten kann ein Kontakt über Marketing E-Mails erreichen, um die eigenen E-Mail Präferenzen zu aktualisieren. Wenn diese drei beschriebenen Seiten nach Aktivierung des HubSpot-Accounts nicht verändert worden sind, würden sie dem Kontakt weiterhin in englischer Sprache ausgespielt werden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer DSGVO-konformen Nutzung von HubSpot ist die Verwendung der Abonnementtypen. Die Abonnementtypen stellen sicher, dass nur Kontakte, die sich für den Erhalt von Marketing E-Mails entschieden haben, ausschließlich Marketing E-Mails zugestellt bekommen.. Sind diese genannten Punkte kontrolliert, empfiehlt sich noch einmall selbstständig den gesamten Double Opt-In Prozess mit dem Ausfüllen eines Kontaktformulars zu testen.

Die Beantwortung dieser Leitfragen zu dem genutzten CRM-System stellt die Grundlage für das HubSpot Audit dar. Sobald diese Fragen beantwortet und ggfs. korrigiert worden sind, kann mit dem Marketing- und Sales-Hub weitergemacht werden.

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Welche Fragen zum Marketing Hub sollten für ein HubSpot-Audit gestellt werden?

Nach der Beantwortung der CRM-Fragen sind im Folgenden die wichtigsten Fragen zur Nutzung des Marketing Hubs aufgeführt, die Du Dir bei der Erstellung eines HubSpot Audits unbedingt stellen solltest:

Nach der Beantwortung der CRM-Fragen sind im Folgenden die wichtigsten Fragen zur Nutzung des Marketing Hubs aufgeführt. Diese solltest Du Dir bei der Erstellung eines HubSpot Audits unbedingt stellen. 

1. Ist eine Domain mit HubSpot verknüpft worden?
Die einfache Erstellung eigener Landing Pages ist ein wesentlicher Bestandteil des HubSpot Marketing Hubs. Aus diesem Grund sollte die eigene Domain bei dem initialen Onboarding mit HubSpot verknüpft worden sein. Wenn bisher noch keine eigene Domain mit HubSpot verknüpft worden ist, sollte dies unter “Website” -> “Domains & URLs” gemacht werden. Hinter dem Button “Eine Domain verknüpfen” verbirgt sich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die alle Fragen zu der korrekten Einrichtung klären sollte.

2. E-Mail Versanddomain mit HubSpot verknüpfen
Ähnlich zu der Verknüpfung mit einer Domain sollte HubSpot ebenfalls mit einer E-Mail Versanddomain verknüpft sein. Diese Verknüpfung erlaubt es HubSpot im Namen der eigenen Domain die Marketing E-Mails über das Portal zu verschicken. Die Verknüpfung findet sich ebenfalls unter “Website” -> “Domains & URLs”.

Wichtiger Tipp: Da Du für die Verknüpfung der Versanddomain den DNS-Eintrag aktualisieren musst, ist es sinnvoll, zeitgleich den von HubSpot vorgegebenen SPF-Datensatz zu ergänzen. Obwohl die Einrichtung des SPF-Datensatzes nur optional ist, stellt dieser Datensatz eine weitere Authentifizierungsstufe für Marketing E-Mails dar. So verringert er die Wahrscheinlichkeit, dass Marketing E-Mails im Spam-Ordner landen.

3. Welche Marketing Hub Tools werden aktuell verwendet?
Die beiden oben genannten Verknüpfungen sind die Grundlage, um mit HubSpot die Marketing-Maßnahmen durchführen zu können. Nun ist es an der Zeit sich die HubSpot Marketing Tools genauer anzuschauen und sich folgende Fragen zu stellen:

• Ads-Tool: 
  • Sind Facebook, Google Ads und LinkedIn mit den HubSpot Ads verknüpft?
  • Sind bereits Anzeigenkampagnen mithilfe von HubSpot getätigt worden?
  • Laufen die gesammelten Leads über die Ads-Kanäle richtig in HubSpot ein?
• E-Mail-Tool:
  • Werden sowohl statische als auch automatisierte E-Mail Kampagnen mit dem HubSpot E-Mail Tool verschickt?
  • Wie sieht die aktuelle Performance der E-Mails aus? Wie sieht die Öffnungsrate, Klickrate, etc. aus? Gibt es Optimierungsansätze?
  • Wie gut ist die Qualität der E-Mail Adressen? Gibt es viele Hard- & Soft-Bounces? Tipp: Nutze hierbei den Reiter “Integrität”!
  • Werden Personalisierungstoken und Smart Rules für die E-Mail Personalisierung genutzt?
    

• Social Media:

• • Sind Facebook & Instagram mit dem HubSpot Account für das Social Media Monitoring verknüpft?
  • Wird das Monitoring-Tool von HubSpot genutzt?

• Landingpages:

• • Nutzen die aktuellen Landingpages Smart Rules und Personalisierungstoken, um einen Kontakt gezielt anzusprechen? 
  • Wie sieht die Performance der bisher gebauten Landingpages aus? Gibt es Optimierungspotenzial?

• Formulare: 

• • Wird bei den genutzten Formularen der Abonnementtyp mitgegeben?
  • Nutzen die aktuellen Formulare Logiken, Hidden-Fields und Progressive Felder, um die Formulare auf den jeweiligen Kontakt zuzuschneiden?

• Weitere Marketing Hub-Fragen:
  • Wird ein HubSpot Lead Scoring verwendet?
  • Wird die HubSpot-Eigenschaft “Lifecycle-Phase” für das Abbilden der Customer Journey verwendet?
  • Wird die HubSpot-Eigenschaft “Persona” verwendet, um die Buyer Personas in HubSpot abzubilden?
  • Sind die einzelnen Marketing Assets jeweils einer HubSpot Kampagne zugeordnet?

Neben diesen genannten Leitfragen gibt es im Marketing-Hub zahlreiche weitere Features und Funktionen, die Du Dir regelmäßig anschauen solltest. Hierbei kann es wichtig sein, sich regelmäßig mit den Produkt-Updates auseinanderzusetzen. HubSpot Consulting umfasst die Unterstützung bei der Beantwortung dieser Fragen und die Aufsetzung des Audits.

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Invespcro, 2021

Welche Fragen zum Sales Hub sollten für ein HubSpot-Audit gestellt werden?

Nach der Beantwortung der marketingspezifischen Fragen ist es nun an der Zeit sich mit dem Sales Hub inkl. folgender Leitthemen auseinanderzusetzen:

1. Meeting-Tool einrichten
Das HubSpot Meeting-Tool ist eine richtige Erleichterung für jede:n Sales-Mitarbeiter:in. Dieses Tool synchronisiert sich mit dem eigenen Kalender, sodass der/die potentielle Kunde oder Kundin ohne weitere Kommunikation in der Meeting-Tool-Ansicht direkt einen freien Termin buchen kann. Eine wirkliche Arbeitserleichterung, die jede:r Sales-Mitarbeiter:in nutzen sollte.

2. E-Mail der Sales-Mitarbeiter mit HubSpot verknüpfen
Um die Vorteile von HubSpot im Sales zu nutzen, muss jede:r Sales-Mitarbeiter:in die eigene persönliche E-Mail-Adresse mit HubSpot verknüpft haben. Diesen Umstand solltest Du auf jeden Fall kontrollieren und bei Nichtnutzung korrigieren. Bei Bedarf kann ein:e Sales-Mitarbeiter:in zusätzlich noch die HubSpot Sales-Erweiterung für Gmail, Outlook oder Office 365 installieren, um weiterhin im gewohnten Umfeld zu arbeiten.

3. Deal-Pipeline erstellen:
Die aktuelle Nutzung der Deal-Pipeline solltest Du ebenfalls kontrollieren. Wird der Sales-Prozess adäquat in der Deal-Pipeline abgebildet oder gibt es Prozessschritte, die nicht in der Deal-Pipeline auftauchen.

Anschließend solltest Du die bisherigen Automatisierungen in Bezug auf die Deal-Pipeline kontrollieren, die Du unter “Einstellungen” -> “Deals” kontrollieren kannst. Im Zuge dieser Kontrolle solltest Du direkt in Kommunikation mit dem Sales-Team treten. Auf diese Weise werden wiederkehrende Aufgaben definiert, die noch nicht mithilfe von HubSpot automatisiert worden sind.

4. Weitere Sales Hub Fragen:

• Werden Angebote über HubSpot verschickt?
• Werden die HubSpot Eigenschaften “Lead-Status”, “Lifecyle-Phase” und “Lead-Phase” richtig genutzt?
• Arbeitet das Sales-Team effizient mit HubSpot?
• Sind die Daten des Sales-Dashboards richtig?
• Wird die HubSpot Wissensdatenbank genutzt?

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Fazit

Ein CRM-System hilft Dir dabei Dein Unternehmen langfristig in vielerlei Hinsicht zu verbessern.

Ein CRM-System steigert nachgewiesen die personalisierte Interaktion mit Kunden,
die Loyalität und den Marketing-ROI.

Hubspot, 2021

Um diese Ziele zu erreichen liegt jedoch viel vor Dir. Deswegen soll Dir dieser Artikel dabei helfen, einen guten Überblick über den aktuellen Status Quo des eigenen Kontos zu gewinnen. Natürlich lassen sich die Fragen um ein Vielfaches erweitern. Jedoch bin ich fast sicher, dass auch nach dem Durcharbeiten dieser Fragen erstmal eine Vielzahl an To-dos für den eigenen HubSpot-Account offen bleiben. Solltest Du weitere Fragen zu einem HubSpot Audit haben, kannst Du Dich auch gerne an mich (s.hassinger@more-fire.com) wenden!