Ohne Projektmanagement verlierst Du bares Geld

Wer mit Dienstleister:innen arbeitet weiß, dass „Zeit ist Geld“ mehr als ein Kalenderspruch ist. Zum einen kostet die Zeit Deiner Partner:innen Dich Geld, zum anderen ist es auf Dauer kostspielig dringende Maßnahmen auf die lange Bank zu schieben. Dein Ziel ist es Effektivität und Effizienz zu verknüpfen.

An diesem Punkt wird Projektmanagement wichtig und unterschätzt. Bei morefire haben wir die Notwendigkeit eines koordinierten Projektmanagements für unsere Kundenprojekte erkannt. Im Folgenden erfährst Du mehr über unsere Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement.

Mache Dir bewusst, wie viel Zeit und Geld Du aktuell in Projektmanagement investierst. Das muss nicht die Investition in Projektmanagement innerhalb Deiner eigenen Hallen sein. Stellen Dir Deine Dienstleister:innen eine(n) Projektmanager:in zur Seite?

Der Aufwand, der hinter Projektmanagement steht, liegt nicht immer auf der Hand. Eine Faustregel besagt, dass bis zu 15% der geplanten Arbeitstage im operativen Umsetzungsbereich auf Projektmanagement-Aufgaben entfallen. Dieser Aufwand ist bei jedem Projekt vorhanden – egal, ob Du ihn definierst oder nicht. Jede Abstimmung per E-Mail, Qualitätskontrolle, Verständigung zum Fortschritt des Gesamtprojekts fällt unter diesen Aufwand. Das bedeutet, dass von der geplanten Arbeitszeit Deiner Online-Marketing-Expert:innen in der Realität 85% der Ressource effektiv zur Umsetzung Deiner Maßnahmen genutzt werden kann.

Dein Ziel sollte es sein, 100% der gebuchten Expertenleistung zu bekommen. Denn steigerst Du die operative Effizienz, kannst Du schneller Erfolge verzeichnen. Dies erreichst Du mit einer Investition in eine(n) Projektmanager:in, der/die sowohl Deinen Online-Marketing-Expert:innen, als auch Dir den Rücken frei hält. Bei morefire wird die Aufgabe in der Regel unseren Account Manager:innen zuteil.

 Die Kundenzufriedenheit (CSAT) ist für fast 75 % der Führungskräfte im Kundenservice die wichtigste Leistungskennzahl.

Hubspot, 2022

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Erfolg eines Projekts versus erfolgreiches Projektmanagement

In den kommenden Kapiteln werden wir auf die für uns wichtigsten Erfolgsfaktoren für Projektmanagement eingehen. Spoiler: Wir gehen nicht auf die typischen DIN-genormten Themen wie Agilität, Risikomanagement oder Ressourcenplanung ein.

Bevor wir uns den Faktoren widmen, grenzen wir erfolgreiches Projektmanagement von Projekterfolg ab.

Der Projekterfolg hängt von einer Vielzahl an Faktoren ab, jeder für sich stehend: Ziel bzw. Produkt, Budgetierung, Timing etc.. Ein erfolgreiches Projektmanagement ist das Gerüst, mit dem Du das Projekt inhaltlich und effizient umsetzt.  

Die Chancen für ein erfolgreiches Projekt werden deutlich gesteigert durch gutes Projektmanagement, es ist jedoch kein Garant für Deinen gesamten Projekterfolg.

Unsere 7 Tipps

Folgende 7 Erfolgsfaktoren haben wir für uns identifiziert, die wir im Folgenden näher erläutern. 

Phasen

Im klassischen Projektmanagement sieht die DIN-Norm fünf Projektphasen vor:

1. Initialisierungsphase
2. Definitionsphase
3. Planungsphase
4. Steuerungsphase
5. Abschlussphase

Bei uns fallen einige Aufgaben der Initialisierungs- und Definitionsphasen in den Erstkontakt zwischen Dir und unserem Sales-Team. Dazu zählen beispielsweise die interne Freigabe des Projekts bei uns oder eine Machbarkeitsbewertung, bevor Dein Projekt bei uns angenommen wird. Das ist sowohl für uns, als auch für unsere Kunden und Kundinnen ein wichtiger Schritt, mit dem wir im Erstgespräch transparent umgehen.

In diesem Artikel werden wir uns auf die Projektphasen nach Vertragsunterzeichnung konzentrieren. Bei den meisten Projekten wenden wir ab diesem Punkt vier Phasen an:

Projektstart

Sobald das Projekt bei uns startet, bereiten wir unsere Kick-offs vor. Das ist zum Einen ein interner, um uns ein erstes Bild vom bevorstehenden Projekt zu machen. Du als Kunde wirst unmittelbar im Anschluss in einem externen Kick-off hinzugezogen. Hier stellen wir uns gegenseitig vor und Du hast die Möglichkeit, uns von den Werten, Zielen und Erwartungen Deines Unternehmens zu erzählen. Dieser Austausch ist elementar für die Planung unserer Konzepte. Wir legen unsere Spielregeln zum Thema Meeting-Strukturen, Projektrollen und Kommunikationswege fest. Der oder die Projektmanager:in übernimmt an dieser Stelle die koordinierende Rolle zwischen den Team-Mitgliedern und Dir als Kunden. In den Terminen ist er oder sie Moderator:in und im Anschluss verantwortlich für die Übermittlung aller Dokumente, Protokolle und Informationen.

Projektdefinition/Projektplanung

Im Anschluss an den Start plant jedes operative Team Deiner Dienstleistungen die jeweiligen Maßnahmen und nimmt eine Priorisierung der Aufgaben vor. Die Aufgabe des Projektmanagements liegt in dieser Phase darin, einen Abgleich zwischen Deinen Erwartungen und der Aufgabenziele zu machen. Er oder sie behält den Überblick über mögliche Risiken, die das Timing oder die allgemeine Machbarkeit der Aufgabe beeinflussen. Der oder die Projektmanager:in hinterfragt die vom Team gesetzten Deadlines in Hinblick auf Pufferzeiten, sodass Du ein realistisches Bild der erwartbaren Ergebnisse bekommst. Außerdem dokumentiert der oder die Projektmanager:in aus den Aufgabenpaketen der Fachbereiche eine transparente Roadmap. Während der gesamten Phase ist der oder die Projektmanager:in Dein(e) Hauptansprechpartner:in.

Projektdurchführung

In der Projektdurchführung steht die Umsetzung der zuvor geplanten Maßnahmen durch die fachlichen Expert:innen im Vordergrund. Zu diesem Zeitpunkt übernimmt der oder die Projektmanager:in das Controlling, um den Erfolg des Projekts bestmöglich zu gewährleisten. Dazu nimmt er oder sie regelmäßige Statusabfragen zum Fortschritt in der Operative vor und erhält die Kommunikation zwischen Dir und dem Team permanent aufrecht. Die Operative profitiert in dieser Phase davon, übergreifende Aufgaben an den oder die Projektmanager:in abzugeben. Du profitierst von einer ganzheitlichen Übersicht über alle Fachbereiche durch eine Person. Währenddessen kannst Du Deine(n) Projektmanager:in für strategische Fragen und die Zukunftsplanung in Anspruch nehmen. Unsere Strategy-Abteilung, in der unsere Projekt- bzw. Account Manager:innen angesiedelt sind, ist gut ausgestattet, wenn es um Allgemeinwissen im Online Marketing geht. So können die in der Entstehung befindlichen Aufgaben bereits mit sinnvollen zukünftigen Maßnahmen verknüpft werden und Dein Online Marketing kann weiter wachsen.

45% der befragten UN haben keine digitale Marketing Strategie

SmartInsights, 2021

Projektabschluss

Sobald das Projekt abgeschlossen ist, folgt eine letzte Phase. In der Projektabschlussphase übergeben wir das Umgesetzte in Deine Hände. Das tun wir in der Regel in einem letzten Meeting, das erneut der oder die Projektmanager:in in die Wege leitet und moderiert. Die Teilnehmer:innen rufen sich die zu Beginn gesetzten Ziele in Erinnerung und gleichen diese mit den Ergebnissen der Projektarbeit ab. Die Fachbereiche stellen zu diesem Zweck ihre Arbeit in einer Rückschau dar. Die Aufgabe des/der Projektmanagers/Projektmanagerin ist im Anschluss weiterführende Ansätze vorzuschlagen. Dazu berät er oder sie sich im Vorfeld mit den Fachbereichen, und setzt die strategische Brille zur Gesamtansicht auf.

Der Projektabschluss ist auch im internen Projektteam eine wichtige Phase. Am Ende eines Projekts lassen wir in einer sogenannten Retro gemeinsam Revue passieren, was gut gelaufen ist, und was beim nächsten Mal verbessert wird. Dies gehört bei uns zur Feedback-Kultur und sorgt für stetigen Fortschritt in unseren Projekten.

Zu guter Letzt wird die Dokumentation des Projekts durch den oder die Projektmanager:in beendet. Dem Datenschutz entsprechend werden einige Daten vernichtet. Auch das fällt in die Verantwortung des/der Projektmanagers/Projektmanagerin, während sich die fachlichen Expert:innen auf das nächste Projekt konzentrieren. So setzen wir die Ressourcen bestmöglich nach ihrem Wissen und ihrer Expertise ein.

Rollenverteilung

Beim Thema Rollenverteilung machen wir bei morefire einen klaren Unterschied zwischen Rolle und Jobbezeichnung. Nicht jedes Projekt benötigt bei uns eine(n) Account Manager:in. Das sind insbesondere kleine Projekte, die eine Dienstleistung involvieren. Das bedeutet nicht, dass in diesem Projekt kein(e) Projektmanager:in angesiedelt ist. Dein(e) Hauptansprechpartner:in aus dem Fachbereich ist in diesem Fall Dein(e) Projektmanager:in.

Dieselbe Identifizierung von Rollen muss im Vorfeld, spätestens kurz nach dem Kick-off, in Deinem Team passieren, das mit uns Kontakt hat. Eine gute Möglichkeit zur Darstellung von Rollen ist die sogenannte VDMI-Matrix. Dabei werden alle Projektmitglieder – sowohl auf Deiner, als auch auf unserer Seite – in einer Tabelle aufgeführt. Ebenso werden die Arbeitspakete bzw. Aufgabenfelder oder Meilensteine notiert. Für jedes Arbeitspaket wird für jedes Projekt-Mitglied ein V, ein D, ein M oder ein I verteilt.

Das bedeuten die Buchstaben:

• V = Verantwortlich – das muss nicht bei jeder Aufgabe der oder die Projektmanager:in sein. Bei fachlichen Aufgaben ist es beispielsweise der/die jeweilige Expert:in. Bei der Anlieferung von wichtigen Persona-Daten kann ein V auch bei Dir oder Deinen Kollegen zum Einsatz kommen.
• D = Durchführend – selten bearbeitet ein Verantwortlicher eine Aufgabe alleine. Insbesondere bei umfangreichen Aufgabenpaketen arbeiten oft noch weitere Kollegen mit dem Verantwortlichen zusammen. Diese werden durch ein D gekennzeichnet.
• M = Mitarbeitend – Projektmitglieder mit einem M auf einem Aufgabenpaket werden für kleinere Teilbereiche oder für Zulieferungen benötigt. Eine fachliche Beratungsperson aus Deinem Unternehmen, die Texte unseres Werbetexters auf inhaltliche Richtigkeit prüft, kann bei komplexen Inhalten beispielsweise ein Mitarbeitender sein.
• I = Informiert – es ist wichtig, dass im Vorfeld allen Projektmitgliedern bekannt ist, wer noch über bestimmte Inhalte informiert werden muss. Gibt es auf Deiner Seite noch einen Vorgesetzten, der hin und wieder ein Management-Summary benötigt? Guckt der Vorstand mit auf den Projektfortschritt?

Entscheidend ist, dass im Vorfeld festgelegt wird, wer welche Abnahmen erteilen darf. In manchen Fachbereichen steht eine Abnahme vor einer Veröffentlichung. Das ist beispielsweise im Social, SEA oder Video-Bereich der Fall. Es steht außer Frage, dass eine spätere Rücknahme einer Abnahme zu Frust auf beiden Seiten führt. Dies kann vermieden werden, wenn sich beide Seiten auf zuvor festgelegte Kompetenzen der jeweiligen Projektmitglieder verständigen.

Projekt-Kommunikation

Sind die Rollen definiert, ist es wichtig, dass Du im nächsten Schritt die Stakeholder identifizierst. Das sind alle relevanten Personen, die in der VDMI-Matrix notiert sind. 

Steht die Stakeholder-Analyse, kannst Du darauf aufbauend einen Kommunikationsplan erstellen: 

Wer wird Wann in Welcher Frequenz und Welcher Form über Welches Medium informiert?

Neben den genutzten Medien, die wir an den Stakeholdern orientieren, z.B. E-Mail, Telefon, Microsoft Teams, wird im Plan auch definiert, in welcher Form und Aufbereitung die Informationen benötigt werden.

Du kannst Dich bei der Stakeholder-Analyse übrigens an gängigen Persönlichkeitsmodellen bedienen, die Dir helfen, die relevanten Informationen perfekt auf Dein Gegenüber maßzuschneidern. Wir arbeiten gerne mit dem DISG Modell, welches die Stakeholder nach Dominanz, Initiative, Stetigkeit und Gewissenhaftigkeit einstuft.

Das Projektreporting halten wir ebenfalls im Rahmen des Kommunikationsplans fest. Hierüber berichten wir die wichtigsten KPIs und Metriken, die den Projektfortschritt und -erfolg spiegeln, in einer definierten Regelmäßigkeit an die Stakeholder.

Im Idealfall erarbeiten wir den Kommunikationsplan zu Beginn des Projekts gemeinsam mit Dir und Deinem Team. Im Anschluss informieren wir alle Stakeholder über den Plan, um Erwartungsmanagement zu betreiben. 

Meeting-Strukturen

Bist Du auch der Meinung, dass viele Meetings absolute Zeitverschwendung sind, und dem Projekt sogar schaden?

Wir zeigen Dir, wie Du dieses Stigma vermeidest und Deine Meeting-Struktur im Projekt schlank und motivierend aufstellst: 

1. Kein Meeting ohne Agenda. Um den Aufwand zu reduzieren und zielstrebig zu arbeiten, ist eine feste Agenda notwendig, sodass sich jede:r Teilnehmer:in vorbereiten kann. Neben den Teilnehmer:innen legst Du sowohl das Datum, die Uhrzeit und Dauer, als auch die Location fest. 
2. Jedes Meeting hat ein Ziel. Ist es nicht vorab definiert, geschieht dies spätestens zu Beginn des Meetings. Somit sind die Teilnehmer:innen in das Meeting stärker involviert und tragen in der Regel mehr zum Ziel bei. 
3. Meeting-Spielregeln (gemeinsam) aufstellen. Jeder trägt zum Meeting bei. Sind Laptops / Mobiltelefone erlaubt? Wer schreibt Protokoll? Pünktlichkeit und Verbindlichkeit zeigen Respekt dem Team gegenüber. Und wichtig: Play nice! Es redet nur eine:r, niemand wird kritisiert. 
4. So wenige Teilnehmer:innen wie möglich, so viele wie nötig. Hier gilt: nur die relevanten Personen einladen, die am wahrscheinlichsten zum Erfolg des Meetings beitragen. Der Rest des Teams wird über die reguläre Projekt-Kommunikation informiert.  
5. Unnötige Meetings canceln. In einer Umfrage  gaben Führungskräfte an, dass 83 % der Termine verzichtbar seien. In einer anderen Befragung  nannten US-Beschäftigte „Meeting-Overload“ als den Produktivitätskiller im Büro schlechthin. Du kannst sicherlich auch auf einige Meetings verzichten. Dein Team wird es Dir danken, und die gewonnene Zeit produktiv umsetzen. 
6. Einen runden Abschluss finden. In den letzten Minuten beantworten alle Beteiligten folgende Fragen: Hat das Meeting seinen Zweck erfüllt? Was nimmt jede(r) Teilnehmer:in aus dem Meeting mit, neben klaren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines? Was machen wir beim nächsten Meeting anders/besser?

Roadmaps

Maßnahmen planst Du am besten nicht nur hinsichtlich ihres Inhalts. Stimme sie mit vorhandenen Ressourcen ab und priorisiere sie entsprechend. Einige Maßnahmen beruhen gegebenenfalls auf anderen, die Du zunächst abschließen musst. Damit allen Projektbeteiligten klar ist, wann welche Maßnahme in welcher Reihenfolge und zu welchem Zeitpunkt erfolgt, ist eine Roadmap eine gute Darstellungsform.

Je fortgeschrittener die Planung ist, desto mehr Daten können in die Roadmap einlaufen. Zu Beginn des Projekts reicht in der Regel eine grobe Reihenfolge der Maßnahmen. Später gehst Du für einzelne Teilprojekte in die Detailplanung.

Qualitätssicherung

Ein entscheidender Punkt für den Projekterfolg ist die Qualitätssicherung. Ohne diese Maßnahme erhältst Du im schlimmsten Fall ein fertiges Produkt, das zeit- und kostengerecht fertig gestellt wurde, allerdings nicht von ausreichender Qualität ist. Qualitätssichernde Maßnahmen planst Du am besten vor Beginn der Durchführung. Mache Dir bewusst, welche Aspekte Du besonders im Auge behalten musst:

• sind externe Dienstleister involviert?
• werden fehleranfällige Texte oder Ähnliches geliefert?
• auf welchen Aufgaben basieren besonders viele weiterführende Maßnahmen?
• welche Abhängigkeiten sind besonders kritisch?

Bei der Qualitätssicherung kann im Vorfeld eine Risikoanalyse helfen. Wichtig wird hier wieder das Einplanen der qualitätssichernden Maßnahmen in Deinen Ressourcenplan. Bei morefire sind wir es gewohnt im Projektmanagement Feedback-Schleifen mit unseren Kunden einzuplanen und durchzuführen. Zudem sollte die Qualitätssicherung in der VDMI-Matrix auftauchen. Auf diese Weise sind alle Projektbeteiligten jederzeit informiert, an wen sie sich für ein zweites Paar Augen wenden können. Für Dich als Kunden ist die Qualitätsprüfung ein entscheidender Faktor, um das angelieferte Produkt sorgenfrei abzunicken oder in Revision zu geben.

Feedback-Kultur

Du hast in den vorherigen 6 Kapiteln erfahren, wie wir mit der Planung des Projekts umgehen. Nun geben wir Dir eins unserer wichtigsten Themen mit an die Hand. Feedback ist das A und O, um erfolgreich und vor allem mit viel Freude und Energie im Team das Projekt zu “wuppen”. 

Das Projektteam hält dazu bestimmte Regeln ein, welche Du in jedem Projekt kurz mit dem Team besprichst:

Feedback zu geben bedeutet auch Feedback zu nehmen bzw. anzunehmen. 

Dazu gehören ZUHÖREN → DANKEN → ANALYSIEREN. 

1. Beim Zuhören geht es darum, das Feedback als Angebot zu verstehen. Lasse den Feedback-Geber ausreden und rechtfertige Dich selbst nicht. 
2. Danken beinhaltet ein sich bedanken, so banal das klingen mag. Lasse das Feedback auf Dich wirken und kläre eventuell auftretende Verständnisfragen. 
3. Das Analysieren setzt voraus, dass Du das Feedback ernst nimmst, und die Themen reflektiert betrachtest. Ob Du das Feedback umsetzt oder zurückstellst, hängt vom Kontext und Inhalt ab. 

Wenn alle Beteiligten diesen Rahmen für Feedback akzeptieren und respektieren, kannst Du regelmäßige Feedback-Zyklen aufstellen. Unsere meistgenutzten sind: 

• Feedback am Ende eines Meetings
• Feedback in einem 1:1 Gespräch unter Kollegen
• … oder im gesamten Team
• eine richtige Retro (“Scrum Retrospektive”, in welcher sich das Team regelmäßig trifft, um v.a. die Arbeitsweise und den Teamprozess des letzten Sprints zu besprechen, und Optimierungen zu erkennen)

Ein Coach kann dabei helfen, Glaubenssätze bezüglich Feedback zu überwinden oder hilfreiche Perspektiven aus konstruktivem Feedback zu erkennen. Bei morefire nutzen wir diese Methode gezielt, um noch wertschätzender miteinander umzugehen und noch produktiver zusammenzuarbeiten. 

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Fazit

Verschwende also keine Zeit und kein Geld mehr, und lass Deine Projekte professionell managen. Denn Projektmanagement trägt wesentlich zum Erfolg Deines Projekts bei: 

• es hilft Dir, Struktur in die Aufgaben zu bringen,
• es macht das Projekt-Geschehen transparent,
• und es sorgt für langfristige Lerneffekte.

Lass uns in den Kommentaren wissen, wie Du Deine Projekte meisterst, und welche Erfolgsfaktoren Dir in Deinen Projekten helfen. Wir freuen uns auf einen Austausch mit Dir!