7 ultimative Tipps für Dein perfektes Meeting

Meetings, ein stetiger Begleiter im Arbeitsalltag. Du kennst es, wir kennen es. Nicht alle Meetings sind gleich. Es gibt einerseits produktive und zielführende Meetings, andererseits überflüssige. Unsere und Deine Zeit ist kostbar. Deswegen verzichten wir bei morefire auf unnötige Meetings. Direktnachrichten in Slack und kurze persönliche Absprachen sind sinnvolle Alternativen und deutlich effizienter. Meetings lassen sich nicht in jedem Fall vermeiden. Im Projektmanagement besteht die Herausforderung einer effizienten Organisation eines Meetings. Eine erfolgreiche und gute Meetingkultur trägt zum Erfolg bei. Steigere Deinen Projekterfolg mit unseren 7 ultimativen Tipps für Dein perfektes Meeting!

Tipp 1: Die Planung eines Meetings ist das A&O in der Projektorganisation

Bei der Planung eines Meetings gibt es verschiedene Aspekte, die Du beachten musst. Es ist wichtig, einen entsprechenden Rahmen zu schaffen, damit das Meeting überhaupt konstruktiv und sinnbringend sein kann. Dazu zählen der zeitliche Rahmen, die Auswahl der richtigen Teilnehmenden, die Bestimmung der Notwendigkeit und die Priorisierung. Wir verbringen viel Zeit in Meetings. (Quelle: Statista) Du musst das Meeting so planen, dass es in die Tagesplanung der Teilnehmenden passt. Die Teilnehmenden müssen am Ende das Gefühl haben, dass dieses Meeting Sinn und Zweck hatte.

Beantworte deswegen zu Beginn immer die folgenden 3 grundsätzlichen Fragen:

1. Wie lange muss das Meeting sein? Zu welcher Uhrzeit solltest Du dieses Meeting ansetzen?
2. Welche Personen gehören zu den Teilnehmenden des Meetings? Muss das gesamte Projektteam bzw. alle Stakeholder teilnehmen? Sind weitere Teilnehmende nötig, wie beispielsweise Entwickler, Texter oder Andere?
3. Welche Priorität hat dieses Meeting? Ist dieses Meeting kurzfristig nötig oder kannst Du es zu einem späteren Zeitpunkt ansetzen?

Tipp 2: Die Meetingorganisation schafft die passenden Rahmenbedingungen

Das Nächste, worauf Du achten solltest, ist der Aspekt der Meetingorganisation. Hier gibt es verschiedene Dinge zu beachten, bzw. verschiedene Aspekte, an die Du auf jeden Fall denken solltest, bevor dein Meeting starten kann. Achte darauf, dass Du die folgenden Punkte erfüllst:

• Als Erstes musst Du einen Zeitslot planen. Achte darauf, dass vor und nach dem Termin für alle Teilnehmenden genug Zeitpuffer ist. So kannst Du beeinflussen, ob alle Teilnehmenden pünktlich erscheinen können. Plane hier einen gewissen Zeitpuffer ein. Kontrolliere, ob alle nötigen Teilnehmenden in dem Termin sind und informiere Dein Team über die Einladung bzw. über den jetzt festgelegten Termin.
• Als Zweites musst Du einen entsprechenden Raum für den Termin einplanen. In Zeiten der hybriden Arbeit ist hier entscheidend, ob das Meeting Remote oder vor Ort stattfindet. Unter Umständen sind beide Optionen gegeben. Gerade bei einem Meeting, das vor Ort stattfinden soll, muss der Raum dem Meeting gerecht werden. Gibt es alle nötigen technischen Mittel, wie Mikrofone, Lautsprecher, Bildschirme etc.? Hast Du an Essen & Getränke während des Meetings gedacht? Achte darauf, dass die Personen, die an dem Meeting remote teilnehmen, genauso Teil des Meetings sein können. Sie müssen gut gehört und gesehen werden. Sie müssen in der Lage sein, alle Teilnehmenden zu sehen und zu hören.
• Pausen gehören als Drittes in jede Meetingplanung! Gerade bei langen Terminen ist es wichtig, dass Du entsprechende Pausenzeiten einplanst. Entweder mehrere kurze Pausen zwischendurch oder eine längere, beispielsweise Mittagspause. Dauerhafte Konzentration ist nur eine gewisse Zeit lang möglich. Überschreitest Du diese Zeit ohne Pausen, wird die Aufmerksamkeitsspanne und Effizienz der Teilnehmenden sinken. Plane diese Pausen entsprechend in die Agenda des Meetings ein.

Case Study: Erfolgreiches B2B Online Marketing

Erfahre wie ein Hidden Champion nachhaltig erfolgreich wird! Jetzt in unsere Case Study nachlese!

Tipp 3: Eine gute Agenda ist der rote Faden eines jeden Meetings!

Meetings sind nicht gleich Meetings, da jedes einen anderen Zweck, eine andere Agenda hat. Die Agenda eines Meetings stellt in gewisser Weise dessen Fundament dar. Sie legt die Thematik des Meetings fest und steckt dessen Grenzen ab. Eine Agenda muss fix sein. Aspekte, die nicht auf der Agenda stehen, sind kein Bestandteil des Meetings. Sie werden nicht besprochen, damit Du Meetings vermeidest, die ausarten.

Agenden geben an, worum es im Meeting gehen wird. Agenden und Meetings sind unterschiedlich. Bei morefire haben wir unterschiedliche Formen und Bezeichnungen von Meetings, anhand derer sich direkt die Agenda erkennen lässt.

Erstelle die Agenda eines Meetings im Vorhinein und teile sie mit allen Beteiligten. Jedem Teilnehmenden wird durch die Meetingagenda vorab Zweck und Ziel des Meetings deutlich. Es ist Deine Aufgabe als Meetingorganisator oder -organisatorin in der Einladung über die Agenda des Termins zu informieren. Warum das wichtig ist, erfährst Du im nächsten Tipp.

Tipp 4: Meetingteilnehmer:innen – So viele, wie nötig, so wenig wie möglich!

Die Effizienz eines Meetings hängt nicht allein von dessen Agenda, sondern ebenso von seinen Teilnehmenden ab. Es gibt Meetings, die zu viele Teilnehmende haben, aber auch Meetings, in denen entscheidende Personen fehlen. In beiden Fällen ist ein effektives und produktives Arbeiten nicht möglich. Nur Personen, die aktiv zur Agenda des Termins beitragen können, zählen am Ende zu den relevanten Teilnehmenden. Es liegt in der Verantwortung jedes Eingeladenen, sich diese Frage zu stellen.

Tipp 5: Jedes Meeting hat Rollen und entsprechende Rollenregeln!

Wie wir überall im Leben Rollen er- und ausfüllen, gilt dies auch für Meetings. Alle Teilnehmenden eines Meetings nehmen eine spezifische Rolle ein. Diese Rollen gehen mit gewissen Pflichten, Privilegien und Regeln einher.

Meetingmoderator

Einer der Rollen ist die des Moderators. Du als Moderator eines Meetings bist im Normalfall ebenso der Organisator des Meetings. Wenn Du ein Meeting planst, hast Du eine deutlich höhere Verantwortung. Verantwortung für den Erfolg des Meetings und vor allem die Verantwortung für die Zeit aller Teilnehmenden. Du bist für die Einhaltung der Agenda, des Zeitplans und der Meetingregeln verantwortlich. Du strukturierst, moderierst und führst das Meeting.

Meetingteilnehmer

Zu den Teilnehmenden gehören alle weiteren Personen des Meetings. Es liegt in der Verantwortung eines jeden Teilnehmenden, sich auf das Meeting vorzubereiten. Dies umschließt die Betrachtung der Agenda sowie die Erarbeitung von Standpunkten und/oder Ideen. Eine gewissenhafte Vorbereitung eines jeden Teilnehmenden ist eine essentielle Bedingungen für ein erfolgreiches Meeting.

Protokolant des Meetings

Während eines Meetings wird grundlegend ein Protokoll geführt. Für das Schreiben des Meetingprotokolls wählst Du eine teilnehmende Person aus. In diesem Protokoll werden stichpunktartig alle diskutierten Themen, offenen Fragen und anstehende To-Dos festgehalten. Das Ziel eines Protokolls ist, dass nach dem Meeting alle Teilnehmenden einen Überblick über die besprochenen Themen erhalten.

Meetings sollen ein Ort des Austauschs sein und nach Möglichkeit nicht eine Präsentation einer teilnehmenden Person. Um dies zu erreichen, sind produktive Beiträge aller Beteiligten von Nöten. Jeder Teilnehmende trägt durch Wortbeiträge zum Meeting bei.

Tipp 6: 7 Regeln für ein produktives Meeting

Damit Deine Meetings produktiv ablaufen, musst Du neben dem Rahmen des Meetings auch die Ziele klar definieren. Du musst bestimmte Meetingregeln festlegen und dafür sorgen, dass sich die Teilnehmenden daran halten. Die wichtigste Regel in Meetings ist, dass auf kommunikativer Ebene alle Teilnehmenden auf Augenhöhe sind. Sie agieren in der Kommunikation losgelöst von ihren sonstigen Rollen. Es ist Deine Aufgabe als leitende Person des Meetings, auf die Einhaltung der folgenden Regeln zu achten und sie durchzusetzen:

1. Sorge dafür, dass Meetings pünktlich starten und enden. Zeit ist kostbar und darf nur so weit in Anspruch genommen werden, wie nötig für Meetings. Es gibt keine Überziehung der Zeit und keine Wiederholungen für Teilnehmende, die selbstverschuldet zu spät kommen.
2. Laptops, Smartphones oder andere Ablenkungen gehören nicht in ein Meeting. Das gilt sowohl für Meetings vor Ort, aber auch für Meetings, die remote oder hybrid stattfinden. Das ist in Zeiten des hybriden Arbeitens zwar schwierig zu kontrollieren, kann aber ein produktives Meeting schnell verhindern.
3. Achte darauf, dass sich alle Teilnehmenden auf die Beiträge, Themen und Diskussionen konzentrieren können
4. Versuche, externe Störfaktoren (Lärm, Geräusche, Temperaturen in Räumen, Technik, etc.) zu eliminieren. Eine Ausnahme bildet hier eine mögliche Präsentation und das Führen des Protokolls. Sorge dafür, dass nur eine teilnehmende Person redet. Setze diese Regel im Zweifelsfall gegen Teilnehmende verschiedener Hierarchien durch.
5. Niemand wird für seine Beiträge kritisiert. Für alle Meetingteilnehmenden gilt, dass jeder Beitrag als solcher respektiert wird. Dabei muss er natürlich nicht die Akzeptanz aller Teilnehmenden haben.
6. Achte darauf, dass Kritik in jedem Fall, sachlich, fair und vor allem konstruktiv mitgeteilt wird.
7. Selbst wenn Dich oder eine andere teilnehmende Person eine Wortmeldung stört, musst Du diese Regel durchsetzen. Achte darauf, dass das Meeting einen roten Faden hat und dieser eingehalten wird

Teilnehmende schweifen nicht vom Thema ab und klären nicht jedes kleine Detail. Für solche Themen können im Nachgang Nachrichtendienste oder persönliche Gespräche genutzt werden. Wenn nötig, solltest Du ein Folgemeeting vereinbaren.

Webinar: Online-Marketing-Strategie entlang der Customer Journey

Sei in jeder Stufe des Kaufentscheidungsprozesses präsent & gewinne Marktanteile! Jetzt Webinar ansehen!

Tipp 7: Ohne einen geordneten Meetingabschluss verliert das Meeting alles Erarbeitete.

Sorge dafür, dass Du das Meeting sinnvoll beendest. Jedes Meeting hat in jedem Fall einen roten Faden, ein Thema, welches in diesem Meeting besprochen wird. Darüber hinaus solltest Du folgende 3 Tipps für ein gelungenes Ende des Meetings in Deine Arbeit mit einplanen:

1. Sorge am Ende des Meetings dafür, dass Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines in dem Meetingprotokoll festgehalten werden
2. Das Protokoll wird zeitnah (innerhalb von 24 Stunden) an alle Teilnehmenden versendet.
3. Die letzten drei Minuten kannst Du nutzen, um die folgenden 3 Fragen mit allen Teilnehmenden zu beantworten:
   1. Hat das Meeting seinen Zweck erfüllt?
   2. Was nimmt jeder Teilnehmende aus dem Meeting mit?
   3. Was solltest Du / solltet Ihr beim nächsten Meeting anders / besser machen?

Die Antworten werden im Protokoll niedergeschrieben.

Fazit

Wie Du siehst, gehört zu Meetings nicht nur ein Raum mit irgendwelchen teilnehmenden Personen oder ein Hangout. Im Gegenteil: Über die Meetingplanung, die Auswahl der teilnehmenden Personen, die Meetingregeln bis zu einem gelungenen Abschluss musst Du verschiedenste Aspekte beachten. Dabei kannst Du viele Faktoren, die Deine Meetings weniger effizient machen, von Anfang an umgehen. Du wirst sehen: Umso besser Du Deine Meetings vorbereitest, umso besser wird Deine Meetingkultur. Genau diese gute Meetingkultur ist es, die dafür sorgt, dass Du in Zukunft erfolgreiche, effiziente und vor allem sinnvolle Meetings planen und durchführen kannst!